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FAQ

Une question ? consultez cette page pour trouver des réponses

A qui s'adresse le service iZyFrais ?

Notre service est proposé à différentes personnes :

  • - Aux personnes nomades à titre privé pour faciliter leur quotidien, en leur nom. (Elles achètent des crédits via leur compte par CB)
  • - Aux sociétés ayant des personnes en déplacement, quelque soit la fréquence, avec une gestion des équipes pour les managers

Quelle différence y a-t-il entre iZyFrais et les logiciels de gestion des frais ?

Nous ne proposons pas que le logiciel de saisie, mais la possibilité d’externaliser totalement le service de gestion des notes de frais, de la collecte à l’archivage numérique et papier, en passant par la dématérialisation et l’affectation comptable. Lorsque qu’une notes de frais nous arrive, nous faisons le travail, nous prenons en charge tout le décodage et la vérification de la note de frais. Il ne vous reste que le contrôle final.

Quelle est la différence tarifaire par rapport aux offres du marché ?

Notre service est facturé au volume de notes de frais qui transite sur notre solution, quel que soit le nombre d’utilisateurs de la société. De cette façon, toute personne se déplaçant fréquemment, ou, très peu, dans le mois, peut être gérée par notre logiciel sans surcoût. C’est d’autant plus intéressant pour toutes les périodes de congés, notamment l’été.
Nous avons défini de travailler avec des packs crédits pour des souplesses tarifaires liées au volume.

Existe-t-il un abonnement ?

Oui, il existe un abonnement annuel pour les sociétés uniquement, cependant il ne sera activé qu’à partir de la 2ème année.

Puis-je arrêter le service quand je le souhaite ?

Oui, iZyFrais est sans contrainte d’engagement, vous êtes libre de poursuivre ou non. Votre compte est supprimé à votre demande, seuls les crédits déjà achetés et l’abonnement ne sont pas remboursables.

Comment puis-je gérer le flux des notes de frais ?

Vous pouvez envoyer selon les différentes solutions possibles que vous pouvez combiner :
- Par enveloppe pré-timbrée iZyFrais.
- Par Smartphone avec l’application mobile iZyScan photo.
- Par téléchargement du scan via l’espace privé du nomade.

J’ai des commerciaux dispersés dans toute la France qui envoient par la poste leurs notes de frais, comment faire ?

Nous fournissons à l’adresse de chaque nomade des enveloppes pré-timbrées avec l’adresse de notre centre de traitement. Le nomade y range au fur et à mesure ses notes de frais. En fin de période il a simplement à poster l’enveloppe. Il se réapprovisionne en enveloppes iZyFrais sur son espace privé. Nous traçons toutes les commandes d’enveloppes et les réceptions, nous pouvons donc, lui envoyer des alertes de réapprovisionnement.
Le nomade n’a plus besoin d’acheter ses timbres et écrire l’adresse sur l’enveloppe.
On organise de ce fait, le flux des lots de notes de frais.

Quelle est la procédure pour déclarer les kilomètres ?

En attendant la prochaine application Smartphone de tracé kilométrique par géolocalisation, nous fournissons dans chaque enveloppe une feuille de suivi pré-remplie, reste à compléter des kilomètres réalisés. Il peut aussi l’imprimer à partir de son espace privé.

Comment puis-je suivre ce qui se passe ?

La solution est accessible via un navigateur web sur ordinateur ou sur Smartphone, tout est visualisé en temps réel, il existe 3 niveaux d’autorisations :

L’administrateur : a une vision globale de la société et contrôle son ensemble.

Le manager : a une vision de son équipe, peut corriger et valider les frais du mois concernés.

L’utilisateur : a une vision de ses propres frais, et peut corriger ses notes de frais et suivre l’avancement des statuts.

Où sont stockées mes données ?

L’hébergement est inclus dans notre solution, il est contracté auprès d’un hébergeur professionnel, disposant de toute l’infrastructure sécurisée et redondante dans des bâtiments spécialisés et sécurisés. Les données sont stockées et répliquées en temps réel. Elles sont déclarées à la CNIL No 1374165 et restent votre propriété.